سیاست و بازاریابی - همه افراد می توانند از بهبود مهارت های مدیریت زمان بهره ببرند. قطعا در هر زمانی، فشرده کار کردن ممکن است با شکست مواجه شود. به عبارتی دیگر اگر بر زمان انجام کارهای خود تسلط نداشته باشید، شانس ها، کارایی و تعادل میان کار و زندگی از دستان شما خارج می شود. با این شرایط، صحبت کردن در مورد مدیریت زمان راحت تر از انجام دادن آن می باشد.
برای بهتر شدن در مدیریت زمان نیاز به تمرین دارید. روش ها و راهکارهایی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان وجود دارد. در ادامه این مقاله آن ها را به شما معرفی می کنیم.
برای مدیریت زمان ابتدا اولویت های خود را مشخص کنید

همان طور که می دانید در انجام فعالیت های روزمره بعضی از وظایف مهم تر از بقیه می باشند. به عنوان نمونه، ممکن است برای انجام کار الف زمان کمتری داشته باشید یا باید آن کار را قبل از انجام کار مورد ب انجام دهید بنابراین باید کار الف را در ابتدا انجام دهید تا با مشکل مواجه نشوید. همین موضوع می تواند راجع به دستیابی به اهداف بلند مدت درست باشد (می تواند برای ارتقاء یا صرف زمان برای یک سرگرمی باشد). بنابراین اولین قدم برای مدیریت زمان تعیین اولویت ها است.
اگر کارمند ساده ای هستید یا در جایگاه بالایی مشغول به کار هستید، بایستی بتوانید درک درستی از اولویت های اصلی خود داشته باشید. با این شرایط، لازم است برای دستیابی به اهداف خود برنامه ریزی شفافی داشته باشید. استفاده از ماتریس آیزنهاور یکی از بهترین روش های کاربردی برای اولویت بندی فعالیت های روزمره است. این ابزار به شما این امکان را می دهد تا وظایف مهم را از بقیه جدا، حذف یا دسته بندی کنید.
روش ماتریس آیزنهاور از نام سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده گرفته شده است. ایشان به دلیل نظم و انضباط و موفقیت در جهان شناخته شده هستند.
چند وظیفه را به طور هم زمان انجام ندهید
افراد زیادی توانایی انجام چند کار را مزیت می دانند. دلایل زیادی وجود دارد که باید بدانیم انجام چندین کار می تواند باعث جلوگیری از بهبود مهارت های مدیریت زمان شوند.
به عنوان نمونه، براساس مطالعاتی که در سال 2011 در دانشگاه کالیفرنیا انجام شده، انجام چند وظیفه بر توانایی تمرکز و حافظه ی کاری شما تاثیر منفی خواهد گذاشت. پس می توان گفت انجام چند وظیفه برای مدیریت زمان خوب نیست. در واقع شما هیچ وقت نمی توانید چند کار را با هم انجام بدهید.
چند کاری که هم زمان با هم انجام می دهید تا حدودی قابل قبول هستند. ولی هیچ یک از آن به بهترین شکل ممکن انجام نخواهد شد. چنانچه قصد دارید مهارت های مدیریت زمان را بهبود ببخشید لازم است تا بیاموزید چگونه بر روی انجام کار در دست متمرکز شوید. کارایی شما، زمانی بهبود پیدا می کند که تسلط کافی بر تمرکز و تلاش خود داشته باشید.
حواس پرت نباشید

عوامل زیادی در زندگی روزمره ما باعث حواس پرتی می شوند و در بیشتر موارد باعث جلوگیری از بهبود مهارت های مدیریت زمان می گردند. به عنوان نمونه اگر بیرون از منزل کار نمی کنید و محل کار شما منزل می باشد، عوامل زیادی برای حواس پرتی وجود دارد. این حواس پرتی باعث می شود تا زمان زیادی را از دست بدهید.
کنار گذاشتن گوشی موبایل یا غیر فعال کردن پیام ها از راهکارهایی هستند که برای جلوگیری از حواس پرتی توصیه می گردند. با این کار می توانید فضای اداری را در محیط منزل ایجاد کنید. همچنین از همکاران و دوستان خود بخواهید که در زمان انجام کار مزاحم شما نشوند.
مدیریت زمان و تقویت مهارت نه گفتن
افراد زیادی برای اینکه نشان دهند که کار آن ها تاثیرگذار است یا مسئولیت پذیر هستند هیچ وقت نه نمی گویند. به همین خاطر مسئولیت هایی را برعهده می گیرند. ممکن است وظایف زیادی بر افکار و بازده کاری شما تاثیر بگذارند. بنابراین می توانید برای مدیریت زمان در پذیرش حجم کاری که می توانید انجام دهید، محدودیت قائل شوید.
این امر به شما کمک می کند تا بهتر بتوانید بر روی انجام کارها تمرکز داشته باشید. همچنین کارهای مهم موفق تر عمل کنید. در ابتدا مشخص کنید قادر به انجام چه مقدار از حجم کاری هستید و سپس با اطمینان خاطر سایر پیشنهادات کاری را رد کنید.
اگر نمی توانید همه ی کارها را انجام دهید و احساس ناراحتی می کنید که قادر نیستید به دیگران کمک کنید به افراد توضیح دهید که وقت لازم برای انجام با کیفیت را ندارید و کارهای مهم تری را برای انجام دادن دارید.
از اپلیکیشن های مدیریت زمان کمک بگیرید
اپلیکیشن های مدیریت زمان با یادآوری وظایف و جلسات روزانه به شما این امکان را می دهند تا با تلاش خود به نتیجه ی مطلوب خود دست یابید. در واقع با استفاده از اپلیکیشن های مدیریت زمان به آسانی می توانید همه ی وظایف را به خوبی سازماندهی کنید و زمان خود را برای انجام کارهای مهم مدیریت نمایید.
برنامه مدیریت زمان رسکیو تایم به طور چشم گیری کارایی شما را افزایش می دهد. هر زمانی که نیاز به تمرکز دارید می توانید از قابلیت Focus Session این برنامه بهره ببرید تا مانع از حواس پرتی ها شود. همچنین بتوانید درآمد خود را به طور قابل توجهی افزایش دهید.
اپلیکیشن های Ever hour و Toggl Track نیز از سایر اپلیکیشن های مدیریت زمان هستند. این اپلیکیشن ها به شما نشان می دهند که چقدر برای انجام هر کاری وقت صرف می کنید.
سازماندهی روز خود
هدف داشتن برنامه ای قابل اجرا است. قطعا بهبود مهارت های مدیریت زمان بدون سازماندهی مناسب روزانه کاری دشوار می باشد. با این شرایط ساعات روز خود را سازماندهی نمایید، وظایف خود را به خوبی اولویت بندی کنید. میزان پیشرفت خود را بسنجید تا بدانید در کجای مسیر پیشرفت برنامه ی خود هستید.
روش های موثر زیادی برای سازماندهی روز وجود دارد که باعث موفقیت سریع شما می گردند. مثلا، می توانید لیست کارهای روزانه خود را با توجه به مشکلات احتمالی یادداشت کنید. اینگونه زمان کمتری صرف انجام کارها نمایید.
اختصاص زمانی به استراحت

شاید شما قبل از استراحت برای انجام کارهای دیگر وسوسه بشوید ولی این کار می تواند آسیب جبران ناپذیری را بر سلامت روان شما وارد نماید. با استراحت نکردن با استرس های شدید مواجه خواهید شد که فرسودگی کاری را به همراه خواهد داشت.
براساس مطالعات، برخی کارکنان کار را به استراحت و نهار خوردن ترجیح می دهند که باعث به خطر افتادن سلامت روان آن ها شده است. داشتن استراحت کوتاهی حتی به مدت چند دقیقه و مدیریت زمان موجب می شود تا به آسانی و رغبت بیشتری به موفقیت برسید و کارایی شما به طور قابل توجهی افزایش یابد.